Seringkali, dokumen Microsoft Excel yang terlihat rapi di layar ternyata terpotong saat dicetak (print). Masalah ini umumnya disebabkan oleh ketidaksesuaian antara lebar tabel, pengaturan halaman (Page Setup), dan ukuran kertas cetak.
Untuk menghindari pemborosan kertas dan mendapatkan hasil cetak yang sempurna dalam satu halaman penuh, penting untuk melakukan penyesuaian yang tepat.
Satu-satunya solusi efektif untuk cara print Excel agar tidak terpotong adalah dengan mengatur seluruh tampilan lembar kerja (sheet) agar muat (fit) di satu kertas. Pengaturan ini tidak rumit, tetapi membutuhkan perhatian pada beberapa detail utama.
Cara Print Excel agar Tidak Terpotong
Agar halaman tidak terpotong saat mau print Excel, kamu perlu memperhatikan beberapa hal di bawah ini.
1. Tentukan Ukuran Kertas (Paper Size)
Langkah paling dasar adalah memastikan lembar kerja Excel sesuai dengan ukuran fisik kertas yang kamu gunakan (misalnya, A4, Folio/F4, atau Legal).
- Buka file Excel yang mau kamu cetak.
- Buka tab ‘Page Layout’ di menu atas.
- Cari grup ‘Page Setup’.
- Klik ‘Size’ (dengan ikon kertas).
- Pilih ukuran kertas yang sesuai. Jika ukuran yang kamu butuhkan tidak tersedia (misalnya Folio), klik ‘More Paper Sizes’ untuk mengatur panjang dan lebar secara manual.
2. Sesuaikan Margin Halaman
Margin adalah tepi atau batas halaman cetak. Pengaturan margin yang terlalu lebar dapat mengurangi area cetak efektif, menyebabkan tabel terpotong.
- Masih di tab ‘Page Layout’, temukan grup ‘Page Setup’.
- Klik opsi ‘Margins’. Kamu dapat memilih opsi cepat seperti ‘Narrow’ (tepi sempit/mepet).
- Untuk penyesuaian yang lebih detail, pilih ‘Custom Margin’ di bagian bawah. Di sini, kamu dapat memasukkan ukuran tepi kanan, kiri, atas, dan bawah sesuai keinginan. Angka yang lebih kecil akan membuat margin semakin berhimpit dengan tepi kertas.
- Di jendela Custom Margin, kamu juga dapat menggunakan opsi ‘Center of Page’ (vertically dan horizontally) untuk memosisikan tabel agar berada tepat di tengah kertas saat cetak.
3. Ubah Orientasi Halaman Cetak
Jika tabel memanjang ke samping, tetapi pengaturan orientasi kertas masih ‘Portrait’ (default Excel), maka tabel pasti akan terpotong.
- Buka tab ‘Page Layout’.
- Klik opsi ‘Orientation’.
- Pilih ‘Landscape’ (Horizontal) jika tabel memanjang ke samping, atau ‘Portrait’ (Vertikal) jika tabel memanjang ke bawah.
4. Tetapkan Print Area (Area Cetak)
Secara default, Excel akan mencoba mencetak semua sel yang terisi. Pengaturan ‘Print Area’ adalah cara print Excel agar tidak terpotong dengan membatasi hanya lembar kerja yang diblok saja yang dicetak.
- Blok seluruh sel data yang ingin kamu cetak.
- Di tab ‘Page Layout‘, pilih opsi ‘Print Area’.
- Dari dropdown yang muncul, pilih ‘Set Print Area’.
- Hanya area yang kamu tentukan tersebut yang akan tercetak. Jika ingin mengubahnya, pilih ‘Clear Print Area’ dan ulangi langkah dari awal.
5. Menyesuaikan Page Break (Pemecah Halaman)
Jika data sangat panjang atau melebar, Excel akan membaginya menjadi beberapa halaman. Untuk melihat di mana pemotongan terjadi, aktifkan Page Break View:
- Buka tab ‘View’ dan klik ‘Page Break Preview’ di grup ‘Workbook Views’.
- Akan muncul garis putus-putus yang menandakan batas page break. Data di luar garis ini akan tercetak di halaman berikutnya.
- Untuk mengatur cara print Excel agar tidak terpotong, kamu bisa menarik (drag) garis putus-putus tersebut menggunakan kursor hingga batas akhir data yang ingin kamu cetak di satu halaman.
- Untuk menghapus batas yang dibuat, kembali ke menu ‘Page Break’ di tab Page Layout, lalu pilih ‘Remove Page Break’.
6. Preview Tampilan Akhir (Page Layout View)
Setelah semua penyesuaian dilakukan, cek tampilan akhir sebelum mencetak:
- Buka tab ‘View’.
- Pilih opsi ‘Page Layout’ di grup ‘Workbook Views’.
- Tampilan halaman akan berubah persis seperti hasil cetak (sesuai ukuran kertas yang sudah diatur). Jika masih ada yang terpotong, kembali ke langkah 1 hingga 5 untuk menyesuaikan setting.
Pastikan printer mendukung ukuran kertas yang telah kamu tetapkan di Excel. Misalnya, jika mengatur ukuran kertas ke F4, tetapi printer hanya mengenali A4, hasil cetak pasti akan tetap terpotong. Dengan mengikuti semua langkah ini, dokumen akan tercetak dengan sempurna!
Baca Juga:
